Politique de confidentialité

Qui sommes-nous

Ce site est géré par BCDA-UK, la section britannique de BCA Europe, qui accueille la Convention BCA Europe 2027. Pour les données personnelles collectées via ce site, BCDA-UK est le responsable du traitement. Cela signifie que nous décidons pourquoi et comment vos données sont utilisées, et que nous sommes responsables de leur protection.

Pour toute question sur cette politique, écrivez-nous à hello@bcaeurope.org ou utilisez le formulaire de contact (choisissez « Autre chose »). Nous appliquons le Règlement général sur la protection des données du Royaume-Uni (UK GDPR) et, pour les personnes qui nous consultent depuis l’Union européenne, le RGPD de l’UE.

En bref

Nous demandons uniquement ce dont nous avons besoin pour organiser la convention et vous répondre.
Nous n’utilisons pas de cookies publicitaires ou de suivi, et nous ne vendons ni ne partageons vos données à des fins de marketing.
Nos formulaires ne demandent jamais le nom des enfants. La composition de votre groupe se limite à des nombres.
Vos données sont conservées dans l’UE ou au Royaume-Uni, et supprimées dès que nous n’en avons plus besoin.
Vous pouvez à tout moment demander à consulter, corriger ou supprimer vos données.

Ce que nous collectons et pourquoi

Nous collectons uniquement les données personnelles que vous nous transmettez via un formulaire. Chaque formulaire précise sa finalité, à côté de la case de consentement.

Manifestation d’intérêt et liste d’attente

Votre nom, votre adresse e-mail, votre section, votre pays de résidence (facultatif), le nombre d’adultes, de jeunes et d’enfants susceptibles de venir (des nombres uniquement), votre langue préférée et, pour la liste d’attente, le pass souhaité. Nous les utilisons pour vous prévenir de l’ouverture des ventes et pour préparer la convention. Base légale : votre consentement. Vous confirmez votre adresse e-mail avant tout envoi de notre part (double opt-in).

Formulaire de contact

Votre nom, votre adresse e-mail, le sujet et votre message. Nous les utilisons pour vous répondre et transmettre votre message à la bonne personne de l’équipe. Base légale : notre intérêt légitime à répondre aux questions qui nous sont adressées.

Demandes de sponsoring et candidatures d’exposant·es ou de stands de restauration

Votre organisation, votre nom, votre fonction, votre e-mail, votre numéro de téléphone (facultatif), vos centres d’intérêt ou les détails de votre stand et, pour les stands de restauration, votre note d’hygiène, les informations sur les allergènes et votre attestation d’assurance. Nous les utilisons pour échanger sur un sponsoring ou étudier votre candidature. Base légale : des mesures prises à votre demande avant la conclusion d’un contrat, et notre intérêt légitime à organiser la convention.

Formulaire bénévole

Votre nom, votre adresse e-mail, votre section, votre tranche d’âge, les missions et les jours qui vous intéressent, vos remarques éventuelles et, pour les moins de 18 ans, l’adresse e-mail d’un parent ou tuteur. Nous les utilisons pour organiser les bénévoles. Base légale : notre intérêt légitime à organiser la convention en toute sécurité et, pour les moins de 18 ans, le consentement d’un parent ou tuteur. Les adultes travaillant avec des enfants doivent fournir une vérification DBS renforcée (ou un équivalent) ; cette vérification est traitée séparément et de façon sécurisée, conformément à la politique de protection.

Lettres d’invitation pour les visas

Votre nom complet tel qu’il figure sur votre passeport, votre nationalité, votre numéro de passeport, vos dates de voyage et votre référence d’inscription. Nous les utilisons uniquement pour préparer une lettre d’invitation. Base légale : des mesures prises à votre demande. Ces données sont chiffrées au repos et conservées le moins longtemps possible.

Votre adresse e-mail, votre langue et, pour certaines listes, votre nom, votre section ou vos centres d’intérêt. Nous les utilisons pour vous envoyer les informations demandées. Base légale : votre consentement, que vous pouvez retirer à tout moment grâce au lien présent dans chaque e-mail.

Bali Pass

Les pass s’achètent dans l’application d’inscription, distincte de ce site. L’application dispose de sa propre politique de confidentialité, que vous verrez avant de payer.

Durée de conservation

Nous conservons les données uniquement le temps nécessaire, et une tâche programmée les supprime automatiquement à la fin de la période. Si l’une de ces durées change, nous mettrons cette page à jour.

Manifestations d’intérêt et liste d’attente : jusqu’au 31 décembre 2027.
Messages de contact : 12 mois après notre dernière réponse.
Demandes de sponsoring : jusqu’au 31 décembre 2027, ou plus longtemps si nous signons un accord de partenariat avec vous.
Candidatures d’exposant·es et de stands : jusqu’au 31 décembre 2027 ; les documents téléversés sont supprimés 90 jours après la convention.
Données des bénévoles : jusqu’au 31 décembre 2027, sauf les dossiers que nous devons conserver plus longtemps au titre de la protection.
Données des lettres d’invitation : 30 jours après l’envoi de la lettre.
Newsletter : jusqu’à votre désinscription.

Avec qui nous les partageons

Nous ne vendons jamais vos données. Seules les personnes de l’équipe de la convention qui en ont besoin peuvent voir votre envoi. Nous faisons appel à un petit nombre de prestataires de confiance (sous-traitants) qui traitent des données pour notre compte, dans le cadre d’accords de traitement des données :

Cloudflare : héberge ce site, gère nos formulaires, stocke les envois et les fichiers dans ses centres de données situés dans l’UE, et protège les formulaires contre le spam (Turnstile).
Un service d’e-mail : envoie les réponses, confirmations et notifications vers la bonne boîte.
Un outil de newsletter : gère la liste d’intérêt et la newsletter, y compris le double opt-in et la désinscription.
Un outil de mesure d’audience sans cookies : compte les visites des pages sans vous identifier.

Nous nommerons chaque prestataire ici une fois les contrats signés. Nous choisissons des prestataires qui stockent les données au Royaume-Uni ou dans l’UE, ou qui offrent une protection équivalente.

Cookies et technologies similaires

Ce site ne dépose aucun cookie par défaut : il n’y a donc pas de bandeau cookies.

Votre choix de thème (clair, sombre ou contraste élevé) est enregistré dans le stockage local de votre navigateur. Il ne quitte jamais votre appareil.
Si vous choisissez une langue avec le sélecteur de langue, nous pouvons la mémoriser dans un petit cookie pour afficher le site dans cette langue la prochaine fois.
Notre mesure d’audience fonctionne sans cookies et ne vous suit pas d’un site à l’autre.
Les vidéos, les cartes et le total en direct de l’association caritative ne se chargent qu’après un clic, avec une note expliquant ce qui va se charger.

Si nous ajoutons un jour un traceur non essentiel, nous vous demanderons d’abord votre consentement.

Vos droits

Vous avez le droit :

de demander une copie des données que nous détenons sur vous ;
de nous demander de corriger des données inexactes ou incomplètes ;
de nous demander de supprimer vos données ;
de nous demander de limiter ou d’arrêter l’utilisation de vos données, ou de vous opposer à leur utilisation ;
de recevoir vos données dans un format portable ;
de retirer votre consentement à tout moment, sans remettre en cause ce que nous avons fait auparavant.

Pour exercer ces droits, écrivez à hello@bcaeurope.org. Nous répondons sous un mois, et nous pourrons d’abord avoir besoin de vérifier votre identité.

Réclamations

Si vous n’êtes pas satisfait·e de la façon dont nous avons traité vos données, dites-le-nous d’abord pour que nous puissions corriger la situation. Vous avez aussi le droit de déposer une réclamation auprès de l’Information Commissioner’s Office (ICO) du Royaume-Uni, sur ico.org.uk ou au 0303 123 1113. Si vous vivez dans l’UE, vous pouvez également contacter l’autorité de protection des données de votre pays.

Enfants

Nos formulaires ne demandent jamais le nom des enfants. Lorsque vous nous indiquez qui pourrait venir, nous demandons uniquement le nombre d’adultes, de jeunes et d’enfants. Les jeunes de moins de 18 ans qui proposent leur aide comme bénévoles ont besoin du consentement d’un parent ou tuteur, et nous contactons cet adulte avant de leur confier une mission. Les enfants de moins de 13 ans doivent demander à un parent ou tuteur de remplir les formulaires à leur place.

Sécurité

Les formulaires sont envoyés via une connexion chiffrée, protégés contre le spam et les abus, et stockés dans des systèmes à accès contrôlé. L’accès de l’équipe est limité aux personnes qui en ont besoin et protégé par une vérification à la connexion. Les fichiers téléversés sont stockés de façon privée et analysés contre les virus avant toute ouverture.

Modifications de cette politique

Nous mettrons cette politique à jour lorsque nos services ou la loi évolueront. La version et la date en haut de la page indiquent toujours la dernière mise à jour. Si une modification change la façon dont nous utilisons des données que vous nous avez déjà confiées, nous vous préviendrons par e-mail.